O AEGEE Katowice

Aaegee-logoEGEE Katowice zostało założone w 1991 roku, przez grupę studentów Akademii Medycznej. Następnie przeszło na Akademię Ekonomiczną, a od 1996 roku działa na terenie Uniwersytetu Śląskiego. W chwili obecnej AEGEE Katowice posiada ponad 40 członków i wielu sympatyków (związanych z organizacją poprzez mailingowe listy dyskusyjne) – studentów i absolwentów różnych śląskich uczelni, m.in. Uniwersytetu Śląskiego, Uniwersytetu Ekonomicznego, Politechniki Śląskiej, Górnośląskiej Wyższej Szkoły Handlowej etc.

Struktura AEGEE-Katowice

PREZYDENT

Prezydent tj. Przewodniczący Zarządu zajmuje się kierowaniem pracami Zarządu oraz całej organizacji. Do jego podstawowych obowiązków należy:

  • tworzenie i realizowanie oraz kontrolowanie yearplanu, czyli strategicznego planu działania anteny;
  • organizowanie i nadzorowanie pracami Zarządu, zwoływanie zebrań Zarządu i zebrań ogólnych anteny ;
  • reprezentowanie stowarzyszenia na zewnątrz i dbanie o jego jak najlepszy wizerunek;
  • kontakt z AEGEE Europe i zarządami innych anten;
  • podpisywanie dokumentacji dotyczącej stowarzyszenia .

WICEPREZYDENT

Wybierany jest spośród członków zarządu ds. PR, FR lub HR. Obowiązki wiceprezydenta:

  • Pomoc w pełnieniu obowiązków prezydenta no jego wniosek,
  • Podejmowanie decyzji kluczowych w zastępstwie Prezydenta w wyniku braku możliwości podjęcia ich przez niego samego,
  • Przejęcie obowiązków Prezydenta w razie jego niedyspozycji,
  • Nadzór nad projektami w antenie oraz nadzór nad koordynatorami tych że projektów,
  • Reakcja na inicjatywy członków w sprawie nowych projektów,
  • Doradztwo w sprawie koordynacji projektów, pomaganie koordynatorom projektów w nurtujących ich kwestiach.

CZŁONEK ZARZĄDU DS. PR

  • Zajmuje się promocją AEGEE Katowice oraz bieżących projektów. Do jego kompetencji należy:
  • kierowanie działaniami grupy PR;
  • rozdzielanie zadań pomiędzy członków grupy PR;
  • motywowanie ekipy do pracy;
  •  tworzenie strategii PR’owej anteny;
  •  utrzymywanie stałego kontaktu z koordynatorami PR przy poszczególnych projektach;
  • dbanie o dobrą komunikację wewnętrzną i zewnętrzną;
  • podpisywanie umów współpracy.

GRUPA PR

Grupa działająca pod przewodnictwem Wiceprezydenta ds. PR i odpowiedzialna za:

  • wspólne budowanie wizerunku anteny poprzez realizację założonej strategii PR’owej;
  • utrzymywanie stałego kontaktu z patronami (głównie medialnymi);
  • informowanie opinii publicznej o realizowanych projektach oraz udzielanie aktualnych i kompetentnych informacji np. podczas wywiadów;
  •  tworzenie i aktualizowanie bazy kontaktów;
  • sporządzanie opisów projektów, pism o patronaty, artykułów, notatek informacyjnych, relacji z wydarzeń oraz zaproszeń i podziękowań.

Z grupą PR, FR i HR współpracuje grupa IT oraz Grafik

GRUPA IT zajmuje się tworzeniem stron www poszczególnych projektów, aktualizacją strony głównej oraz podstron, obsługą listy mailingowej, a także profilów na portalach społecznościowych.

GRAFIK przygotowuje grafikę stron www, projektuje logo, koszulki, badge, ulotki i plakaty, banery, flagi, wlepki itp.


CZŁONEK ZARZĄDU DS. FR

Jego celem jest pozyskiwanie funduszy na bieżącą działalność organizacji i projekty. Do jego podstawowych obowiązków należy:

  • współtworzenie strategii rozwoju organizacji oraz tworzenie i kontrolowanie strategii FR;
  • nadzorowanie prac FR’owej grupy roboczej;
  • opracowanie planu wydatków anteny, budżetów projektów, ofert sponsorskich;
  • przygotowywanie, podpisywanie umów ze sponsorami oraz utrzymywanie z nimi kontaktu;
  • dokumentowanie i raportowanie działalności grupy roboczej FR,

GRUPA FR

Grupa działająca pod przewodnictwem Wiceprezydenta ds. FR, której celem jest pozyskiwanie środków finansowych i rzeczowych niezbędnych dla funkcjonowania anteny oraz organizacji projektów. Do jej zadań należy:

  •  tworzenie baz potencjalnych sponsorów;
  • tworzenie planu wydatków i budżetów projektów;
  • pisanie ofert sponsorskich i wysyłanie ich do potencjalnych sponsorów;
  • wyszukiwanie grantów i partnerów do współpracy;
  • negocjacje telefoniczne i face-to-face;
  • formułowanie umów i przekazywanie ich do podpisania;
  • dbanie o zadowolenie sponsora;
  • utrzymywanie dobrych relacji ze sponsorami;
  • raportowanie własnych działań.

CZŁONEK ZARZĄDU DS. HR

Pozyskuje ludzi, tworzy kulturę organizacji i dba o dobrą atmosferę. Kompetencje HRa:

  •  ścisła współpraca z resztą Zarządu;
  •  organizowanie szkoleń;
  • organizowanie uroczystości (wigilia, urodziny itp);
  •  organizowanie cotygodniowych (środowych) spotkań integracyjnych;
  •  organizowanie wyjazdów, spotkań itp. o charakterze integracyjnym;
  •  organizowanie imprez integracyjnych;
  • dbanie o integracje członków anteny;
  • przeprowadzanie rekrutacji, wprowadzanie nowych osób do anteny i czuwanie nad nimi;
  • prowadzenie bazy danych członków stowarzyszenia oraz dokonywanie jej aktualizacji;
  • współtworzenie i obsługa prezentacji i stoisk promocyjnych AEGEE Katowice;
  •  zapobieganie i rozwiązywanie konfliktów;
  •  opieka nad grupą HR.

GRUPA HR

Grupa podlegająca Wiceprezydentowi ds. HR oraz wykonująca jego polecenia. Główne zadania grupy:

  •  na prośbę opiekuna organizacja wyjazdów;
  •  organizacja akcji rekrutacyjnych;
  •  współorganizowanie imprez;
  • dbanie o dobrą atmosferę w antenie;
  • pomaganie opiekunowi grupy przy wprowadzaniu nowych osób do anteny.

SKARBNIK

Do głównych zadań Skarbnika należy:

  • monitorowanie wydatków organizacji;
  • informowanie o stanie konta Zarządu bądź koordynatorów projektu w razie zgłaszanej potrzeby;
  • rozliczenia z innymi podmiotami (w tym wystawianie rachunków, dokonywanie wszelkich płatności m.in. za sprzęt biurowy, materiały projektowe);
  • przyjmowanie składek od członków oraz nadzór nad ich ważnością;
  • rozliczenie Organizacji z Urzędem Skarbowym, co wiąże się ze zrobieniem podsumowującego raportu finansowego za cały rok;
  • przygotowanie rocznego sprawozdania do Centrali AEGEE w Brukseli.

SEKRETARZ

Celem działalności sekretarza jest prowadzenie biura i dokumentowanie prac Zarządu. Sekretarz jest odpowiedzialny za:

  • przygotowywanie i wysyłanie na listę mailingową sprawozdań z posiedzeń Zarządu oraz sprawozdań z Agory;
  •  przygotowanie uchwał pod głosowanie zarządu i opieka nad sprawami statutowymi;
  • regularne uaktualnianie wyciągów z KRS;
  • prowadzenie dokumentacji organizacji;
  • odbieranie poczty i rozdzielanie jej wg adresatów;
  • wysyłanie na listę lokalną maili z list europejskich i krajowych;
  •  uzupełnianie brakujących artykułów biurowych;
  • realizację kompetencji HR, kiedy stanowisko HR nie jest obsadzone.

KOMISJA REWIZYJNA (KR)

Komisja rewizyjna kontroluje działania Zarządu, a jej profilem zadaniowym jest:

  • egzekwowanie przestrzegania statusu;
  •  informowanie, przygotowywanie oraz organizowanie spotkań statutowych (Agora);
  •  kontrola działań Zarządu przez obowiązkową obecność przewodniczącego w 1/3 spotkań Zarządu i przez zapoznawanie się KR ze sprawozdaniami z zebrań Zarządu;
  • badanie i wnioskowanie raportów i sprawozdań finansowych Zarządu przedstawionych na Agorze;
  • kontrola finansowa i merytoryczna po zakończeniu projektu przedstawiona w formie raportu zawierającego wnioski;
  • składanie wniosków o wykluczenie członków ze stowarzyszenia;
  • rozwiązywanie sporów kompetencyjnych;
  • mediacja między członkami stowarzyszenia a Zarządem.

CZŁONEK ZWYCZAJNY

Jest to każda osoba, która akceptuje Statut Europejskiego Forum Studentów AEGEE Katowice oraz opłaci składkę członkowską (50zł na rok). Członek zwyczajny ma prawo do:

  • czynnego i biernego prawa wyborczego do władz Europejskiego Forum Studentów AEGEE Katowice;
  • uczestnictwa w projektach organizowanych przez Europejskie Forum Studentów AEGEE Katowice oraz inne oddziały AEGEE w Polsce i za granicą;
  • zgłaszania opinii, wniosków i postulatów;
  • odwołania się od decyzji o wypowiedzeniu członkostwa;
  • zaskarżenia do Agory decyzji o wypowiedzenie członkostwa w terminie do 4 tygodni od wydania stosownej uchwały Zarządu.

CZŁONEK HONOROWY

Członek zasłużony dla organizacji, wybierany na wniosek Zarządu podczas Agory:

  • posiada te same prawa, co członek zwyczajny, z wyjątkiem biernego prawa wyborczego;
  • osoba taka jest zwolniona z obowiązku płacenia składki członkowskiej;
  • członkostwo honorowe nie wygasa!

SYMPATYK

W wypadku, gdy dana osoba nie jest studentem lub absolwentem studiów wyższych, nie ukończyła 18 roku życia albo ukończyła 35 rok życia, może zostać sympatykiem. Z tego tytułu zyskuje prawo:

  • możliwości działania we wszystkich projektach organizowanych przez AEGEE Katowice;
  • możliwości wyjazdu na eventy organizowane przez inne anteny, pod warunkiem otrzymania zgody Zarządu AEGEE Katowice;
  • podpięcia do listy mailingowej AEGEE Katowice oraz list mailingowych projektów organizowanych przez AEGEE Katowice.
  • Sympatyk nie posiada czynnego i biernego prawa wyborczego (brak możliwości głosowania na swoich faworytów w trakcie Agory Wyborczej AEGEE Katowice oraz brak możliwości aplikowania na stanowisko w Zarządzie), nie ma również możliwości wyjazdu na eventy statutowe AEGEE Europe tj. Agory, EBM, SU, LTC czy Network Meetingi bez zgody Zarządu AEGEE Katowice.

Warunkiem uzyskania statusu sympatyka jest opłacenie składki członkowskiej w wysokości 25zł, która obowiązuje przez pełny rok.


ŚWIEŻYNKA

Osoba przyjęta na 60 dniowy okres próbny, która nie opłaca składki członkowskiej, w związku z czym nie posiada pełni wynikających z tego tytułu praw i przywilejów, ale może brać udział w zebraniach i pracach nad projektami w celu zapoznania się z mechanizmami działania organizacji. Po odbyciu okresu próbnego świeżynka może uiścić opłatę członkowską i stać się członkiem zwyczajnym lub sympatykiem